Comme tu as pu le remarquer en lisant les autres sections de la Trousse d’action Droit de Cité, une communication efficace est indispensable à toutes les étapes d’élaboration de ton projet. Les moyens de communication choisis, qu’ils soient internes (par exemple avec ton équipe de travail) ou externes (par exemple avec le public, les collaborateurs, les commanditaires), doivent être utilisés efficacement. Tu trouveras ici quelques trucs qui pourront faciliter la communication selon les différentes phases du projet.
Actions de communication pour planifier et organiser le projet
a. Organiser une réunion
Quoi de mieux qu’une rencontre en face à face pour entrer en contact avec les autres et échanger tout en ayant du plaisir !?! Assister à une réunion permet à tout le monde de développer ses idées et de partager ses opinions pour faire avancer le projet collectivement. Il peut être efficace et intéressant d’en organiser régulièrement, au même endroit, selon les différentes phases du projet.
Avantages
- permettre à tous de participer aux discussions et aux décisions;
- motiver toute l’équipe vers un objectif commun et partagé;
- se tenir au fait de l’évolution du projet;
Quelques trucs... pour une première réunion
- convoquer d’avance la réunion (par courriel, par téléphone ou de bouche-à-oreille) grâce à un message bref transmis à toute ton équipe en précisant le sujet de la réunion, la date, le lieu et l’heure;
- débuter par un « tour de table » pour permettre à chacun de se présenter;
- présenter la nature et le contexte général du projet tout en restant ouvert aux questions, suggestions et aux commentaires des personnes présentes. Cela servira de base aux discussions et l’équipe s’appropriera mieux le(s) sujet(s) et thématique(s) du projet.
... Pour les réunions suivantes
- établir et convoquer à l’avance, la date, le lieu, l’heure de la réunion et transmettre l’information à toute l’équipe, soit par courriel, par téléphone ou de bouche-à-oreille;
- préparer à l’avance un ordre du jour des sujets à discuter, des objectifs à atteindre et des décisions à prendre;
- déléguer un animateur et un secrétaire. Le rôle de l’animateur est de donner les droits de parole à ceux qui veulent s’exprimer, à tour de rôles (surtout si vous êtes plus nombreux), de gérer le temps, et d’encourager tout le monde à s’exprimer. Il devrait aussi être en mesure d’informer ceux qui ne peuvent pas être présents. Le rôle du secrétaire, quant à lui, est de bien écouter et de noter ce qui est dit, surtout les faits saillants, les décisions prises et les points de désaccord pour ensuite rédiger un compte-rendu.
Quelques qualités d’une bonne réunion
- le temps est respecté;
- les points de l’ordre du jour sont discutés;
- les participants comprennent la nature du projet et sont informés de son suivi;
- les participants s’expriment librement et échangent de façon constructive;
- les points de désaccord sont résolus.
b. Rédiger un compte rendu d’une réunion
Essentiellement, un compte rendu est un texte qui résume les discussions, rapportent les faits, les actions et les décisions prises lors de la réunion.
Avantages
- permettre aux membres de l’équipe de se souvenir (pour les personnes présentes) ou tout simplement d’être informés (pour les personnes absentes) des discussions et des décisions prises lors de la réunion;
- permettre de suivre l’avancement du projet.
Objectifs
- faire une synthèse des idées principales et des faits essentiels soulevés lors de la réunion;
- fournir une vue d’ensemble sur le projet en cours, un sujet, une cause, un événement.
Le contenu
- inscrire la date, le lieu et l’heure de la réunion;
- noter le nom des personnes présentes et absentes (s’il y a lieu) et leurs fonctions;
- reprendre les points de l’ordre du jour tout en résumant les discussions et interventions, les idées principales et les décisions prises;
- indiquer les suivis qui ont été convenus;
- inscrire la date, le lieu et l’heure de la prochaine réunion.
Les qualités d’un bon compte rendu
- complet;
- concis (pas plus d’une ou 2 pages);
- facile à lire et à comprendre (par exemple, un paragraphe par idée ou par point de l’ordre du jour);
- rapporte les faits et ne contient pas de critiques ou d’opinions (le plus objectif possible);
- ATTENTION aux fautes de français.
Une fois rédigé, il est important de remettre le compte rendu à tous les membres de l’équipe (présents et absents), soit par courriel, avant une réunion suivante, soit par papier au moment de convoquer la prochaine réunion. Ainsi les membres de l’équipe pourront se souvenir des points abordés et des suivis nécessaires.
Actions de promotion pour susciter l’intérêt envers le projet
et pour communiquer les résultats et les faits saillants
c. En parler de bouche-à-oreille
Le bouche-à-oreille, est le mode de communication le plus ancien qui existe et son efficacité n’est plus à prouver.
Avantages
- moyen efficace et rapide qui peut être utilisé à toutes les étapes du projet;
- ne nécessite pas beaucoup de moyens financier ou matériel.
Quelques trucs
- pour éviter la déformation ou même la perte d’information contenue dans le message d’origine à transmettre, comme dans le jeu du téléphone que nous avons presque tous expérimenté plus jeune, le message doit être le plus clair possible;
- expliquer à tous les interlocuteurs qui devront transmettre le message, la nature et les objectifs de celui-ci;
- rédiger un « aide-mémoire » ou faciliter la compréhension et la mémorisation du message utile dans ce sens.
d. Intervenir en public
S’exprimer devant un public est un excellent moyen de faire entendre tes messages et tes opinions. Il peut être gênant d’intervenir en public et de prendre la parole, mais il est important d’apprendre à te faire entendre et à faire passer ton message.
Avantages
- transmettre l’information à plusieurs personnes en même temps;
- peut être très dynamique si les participants peuvent réagir, commenter et questionner le(s) interlocuteur(s) sur place.
Quelques trucs
- prendre le temps de te préparer en rédigeant l’information à transmettre, même si tu finis par ne pas le lire en public, le moment venu;
- planifier le déroulement chronologique des interventions;
- accueillir les participants en les remerciant d’être présents;
- te présenter en précisant ton nom, le nom de ton association et/ou de l’école, et présenter les membres de l’équipe;
- présenter ensuite ton projet, son thème central et les démarches entreprises en expliquant brièvement pourquoi c’est important à tes yeux. Tu peux aussi mentionner les impacts prévus et les impacts réels du projet;
- utiliser des phrases courtes et concises afin que le public comprenne bien et ne s’ennuie pas;
- tenter d’accrocher ton public en mentionnant des faits, des statistiques intéressantes ou une histoire vécue;
- essayer de te mettre dans la peau de ton public-cible;
- parler lentement en articulant bien et en balayant du regard le public dans la salle.
e. Concevoir et distribuer des affiches, des dépliants ou des annonces
Ce sont des moyens simples et efficaces pour communiquer un message. Ils peuvent donc être utilisés à différentes étapes de ton projet citoyen ou même après sa réalisation. Tu peux adopter cette stratégie soit à l’école ou dans d’autres lieux publics de ta collectivité, là où tu le juges pertinent. Normalement, une affiche ou une annonce sera plus synthétisée et plus brève qu’un dépliant.
Avantages
- Constitue un moyen de sensibilisation et d’information efficace;
- Ne demande pas beaucoup d’efforts de compréhension pour le lecteur;
- Si tu les conçois toi-même, assure-toi qu’ils soient brefs et attrayants, notamment avec des photos, des dessins ou des graphiques significatifs.
Dans tous les cas, l’information essentielle doit s’y retrouver, sans erreurs ou fautes d’orthographe. Pour ce faire, les questions suivantes peuvent t’orienter :
QUI?
QUAND?
QUOI?
POURQUOI?
OÙ?
COMMENT?
Autrement dit, 3Q-POC :
- QUI? Qui fait l’objet de la nouvelle ou qui annonce le projet?
- QUAND? Quand a eu lieu ou aura lieu le projet?
- QUOI? De quel projet s’agit-il?
- POURQUOI? Quelles sont les raisons (besoins) qui ont mené à la réalisation du projet?
- OÙ? À quel endroit a eu lieu ou aura lieu le projet?
- COMMENT? De quelle façon se déroulera le projet?
Quels moyens ont été mis ou seront mis en œuvre?
Quelques trucs
- Conçois un message court et percutant et utilise un slogan, une citation ou un proverbe pour capter l’attention du public pour faciliter la mémorisation. Les informations supplémentaires devront être ajoutées en plus petit format;
- Choisis un format suffisamment grand pour attirer l’attention (pour une affiche ou une annonce);
- Utilise des photos et/ou un graphisme dynamique pour renforcer le message et rappelle-toi qu’ « une image vaut mille mots »;
- Choisis des couleurs visibles et contrastées entre elles pour faciliter la lecture;
- Inscris le nom d’une personne-contact et de ses coordonnées pour plus d’information.
f. Rédiger un article ou un communiqué de presse
Un document écrit peut également être un excellent moyen pour communiquer ton message ou pour faire le suivi de ton projet. Un article ou un communiqué de presse permet de toucher un large public et peut être intéressant pour annoncer la venue du projet ou les résultats de celui-ci, une fois réalisé.
Avantages
- permettre de toucher un plus large public et même les médias;
- attirer l’attention sur un fait précis que tu veux faire connaître.
Dans tous les cas, l’information essentielle doit s’y retrouver, sans erreurs ou fautes d’orthographe. Les questions suivantes peuvent t’orienter :
QUI?
QUAND?
QUOI?
POURQUOI?
OÙ?
COMMENT?
Truc pour les retenir en tout temps : 3Q-POC
- QUI? Qui fait l’objet de la nouvelle ou qui annonce le projet?
- QUAND? Quand a eu lieu ou aura lieu le projet?
- QUOI? De quel projet s’agit-il?
- POURQUOI? Quelles sont les raisons (besoins) qui ont mené à la réalisation du projet?
- OÙ? Dans quel endroit a eu lieu ou aura lieu le projet?
- COMMENT? De quelle façon s’est déroulé ou se déroulera le projet?
Quels moyens ont été mis ou seront mis en œuvre?
Quelques trucs
- rédiger un texte bref et concis qui devrait pouvoir se résumer en une page. Pour ce faire tu peux utiliser ce qui est convenu d’appeler le principe de la pyramide inversée. Autrement dit, tous les éléments important devraient se retrouver au sommet (au début) et les éléments complémentaires à la base (à la fin du texte). En répondant au 3Q-POC, tu es certain de ne rien oublier d’essentiel. Il peut aussi être intéressant de se mettre dans la peau du lecteur qui ne connaît rien du projet;
- ne pas oublier le nom d’une personne-contact et ses coordonnées pour plus d’information;
- conclure un article de façon dynamique en y incluant, par exemple, une citation marquante en lien avec le projet;
- choisir un titre accrocheur qui incitera le lecteur à lire l’article;
- relire, réviser et corriger le texte. N’hésite pas à demander conseil à un enseignant, un parent ou quelqu’un de ton entourage. Ils t’aideront et t’apporteront peut-être de nouvelles idées;
- déterminer quel(s) média(s) serait(ent) le(s) mieux adapté(s) pour le projet, par exemple, le journal étudiant, le journal de quartier, un site Internet, un message courriel, etc.;
- faire parvenir ton article aux « bonnes » personnes qui le diffuseront par la suite.
Pour consulter des exemples de communiqués de presse, clique ici !
N’oublie pas que le site Internet Droit de Cité se construit grâce à toi et à ce que tu y peux y apporter... Il peut héberger ton article ou ton communiqué de presse qui résume ton beau projet d’implication citoyenne et tes bons coups! Pour partager ton projet avec nous, consulte la section Les bons coups! et complète le Formulaire interactif en ligne (lien vers le formulaire, dans la section les bons coups!) et tu pourrais avoir la chance de faire parler de toi, de ton équipe et de ton projet!
De plus, il existe différents outils pour véhiculer un message et faire la promotion de ton projet, par exemple :
- Bulletin municipal;
- Hebdomadaires locaux;
- Sites Internet;
- Accroche porte ou carton d’information;
- Dépliant de sensibilisation;
- Information personnalisée apposée à des endroits stratégiques;
- Affiches;
- Brigades (bénévoles, étudiants, professeurs, amis, etc.);
- Appels téléphoniques;
- Rencontres ou réunions;
- Etc.
